Information über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen

letztes Update: 14. Juli 2022

Nachstehend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Anbahnung, Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses zwischen Ihnen und uns. Beschäftigungsverhältnisse im Sinne dieser Datenschutzerklärung sind auch Praktika und Hospitationen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Für die unsererseits verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Liquid Democracy e.V.
Am Sudhaus 2
12053 Berlin

Telefon +49 (0) 30 6298 4840
E-Mail hallo@liqd.net

(im Folgenden „wir“).

2. Datenschutzbeauftragter, Aufsichtsbehörde

Als externen Datenschutzbeauftragten haben wir Herrn Franz Wegener benannt, den Sie erreichen über Wegener & Adamaszek Rechtsanwälte PartG mbB, Friedrichstr. 115, 10117 Berlin, Telefon +49 (30) 33021901, E-Mail mail@wa-recht.de.

Die für uns örtlich zuständige Datenschutzbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin.

3. Welche Daten wir von Ihnen verarbeiten

Wir verarbeiten diejenigen personenbezogenen Daten über Sie, die für die Anbahnung, Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu Ihren Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Ihres Gehalts und im Zusammenhang mit Steuern, Beiträgen und sonstigen Abgaben (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf folgenden Grundlagen:

a) Zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (§ 26 BDSG)

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit einer Bewerbung übermitteln, um Ihre Eignung als Bewerber für die Mitarbeit bei uns zu beurteilen und das weitere Bewerbungsverfahren durchzuführen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist § 26 Abs. 1 BDSG.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens können wir diese Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigen Interessen weiter speichern, z. B. zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen; Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Daten von Bewerbern, deren Bewerbung nicht zur Beschäftigung bei uns geführt hat, löschen wir, sobald alle aus dem Bewerbungsverfahren möglicherweise hervorgeheneden Rechte und Pflichten (z. B. Kostenerstattungen) endgültig erledigt und darauf bezogene gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Auf Bewerberdaten haben bei uns nur diejenigen Personen Zugriff, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen.

Im Falle einer Beschäftigung bei uns werden die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendigen Daten aus der erfolgreichen Bewerbung in unser Personalinformationssystem überführt. Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit, zur Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagement und zur Dokumentation arbeitsvertraglicher Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“). Schließlich kommen noch Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z.B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG)

Überdies können Sie uns weitere Daten (z. B. Texte, Fotos) für unsere Öffentlichkeitsarbeit zur Verfügung stellen. Wir verwenden diese Daten in einem solchen Falle zur Darstellung unserer Tätigkeit und Vorstellung unseres Teams (z. B. auf unserer Website). Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG. Zudem speichern wir diese Daten, um die Vereinbarung über Bild- und Nutzungsrechte zu dokumentieren. Wir löschen die erhobenen Daten, sobald alle wechselseitigen Ansprüche aus der erteilten Einwilligung und der etwaigen Verwendung von Inhalten, die Sie betreffen, endgültig erledigt sind. Die Sie betreffenden Fotos oder Texte löschen wir, sobald wir sie nicht mehr benötigen oder die Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen ist.

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG)

Wir unterliegen diversen gesetzlichen Anforderungen, z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht, aus Arbeitssicherheitsvorschriften und aus steuerrechtlichen Vorgaben). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören daher unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten.

Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 Abs. 1 DSGVO verarbeiten müssen, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. die Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber Ihrer Krankenkasse im Falle der Arbeitsunfähigkeit, die Erfassung einer Schwerbehinderung zur Gewährung von Zusatzurlaub und zur Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Eine solche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Artikel 9 Abs. 2 h) i.V.m. § 22 Absatz 1 b) BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruhen gemäß Artikel 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG beruhen (z.B. für ein von Ihnen gewünschtes betriebliches Eingliederungsmanagement).

d) Löschung

Personenbezogene Daten von Beschäftigten speichern wir zunächst für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben; so werden z.B. Abmahnungen in Personalakten nicht unbedingt für die gesamte Zeit der Beschäftigung gespeichert, sondern bereits nach Ablauf einer angemessenen Zeit gelöscht.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, müssen wir diese berücksichtigen. So gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur endgültigen Erledigung aller etwaigen Ansprüche jeder Partei gespeichert.

e) Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Ebensowenig verarbeiten Ihre Daten mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu automatisiert zu bewerten (Profiling).

4. Wer erhält Zugang zu Ihren Daten?

Die hier erwähnten Daten verarbeiten wir auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumen. Innerhalb unserer Organisation erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen, z.B. die Geschäftsführung, die Personalabteilung, die Schwerbehindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte. Daneben hat die IT-Abteilung Zugang, soweit sie mit der Wartung derjenigen IT-Systeme befasst ist, auf denen Ihre Daten verarbeitet werden.

Innerhalb unserer Organisation kommt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z.B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine erneute Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Ferner können Daten zu Zwecken der betrieblichen Mitbestimmung an den Betriebsrat weitergeben werden, sofern ein solcher eingerichtet ist.

Soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, geben wir Ihre Daten weiter an Sozialversicherungsträger, die Finanzverwaltung und eventuell weitere Stellen. Ferner können wir Ihre Daten an die von uns beauftragten Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater weitergeben, soweit dies im konkreten Fall erforderlich ist.

5. Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO

Für den Empfang, die Speicherung und den Versand von E-Mails nutzen wir Dienstleistungen der Heinlein Hosting GmbH (Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin), die für uns als Auftragsverarbeiter im Einklang mit Artikel 28 DSGVO tätig wird.

6. Ihre Rechte

Bezüglich der personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so teilen wir Ihnen die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und die weiteren Informationen gemäß Artikel 15 Abs. 1-2 DSGVO mit.

Sie haben das Recht, Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigen zu lassen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Sie können von uns die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten unter den Voraussetzungen von Artikel 17 Absatz 1 DSGVO verlangen, soweit deren Verarbeitung nicht gemäß Artikel 17 Absatz 3 DSGVO erforderlich ist.

Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn eine der Voraussetzungen von Artikel 18 Absatz 1 DSGVO vorliegt. Sie können die Einschränkung insbesondere anstelle einer Löschung verlangen.

Wir werden jede Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten und eine Einschränkung der Verarbeitung allen Empfängern mitteilen, denen wir Sie betreffende personenbezogene Daten offengelegt haben, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Wir werden Sie zudem über diese Empfänger unterrichten, wenn Sie dies verlangen.

Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und können verlangen, dass wir diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung übermitteln, soweit dies technisch möglich ist.

Soweit eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis zu Ihrem Widerruf erfolgt ist, nicht berührt.

WIDERSPRUCHSRECHT: AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, KÖNNEN SIE JEDERZEIT DER VERARBEITUNG DER SIE BETREFFENDEN PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRECHEN; dieses Widerspruchsrecht besteht in Bezug auf diejenige Datenverarbeitung, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen unsererseits oder eines Dritten erfolgt, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben, werden wir die betreffenden Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, dass wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten von Ihnen überwiegen, oder dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

FÜR DEN FALL, DASS WIR PERSONENBEZOGENE DATEN FÜR DIE DIREKTWERBUNG (Z.B. NEWSLETTER) VERARBEITEN, KÖNNEN SIE JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG DER SIE BETREFFENDEN PERSONENBEZOGENEN DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINLEGEN MIT DER FOLGE, DASS WIR IHRE DATEN FÜR DIESE ZWECKE NICHT MEHR VERARBEITEN WERDEN.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde einlegen bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das schließt anderweitige behördliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe nicht aus.